Жаропонижающие средства для детей назначаются педиатром. Но бывают ситуации неотложной помощи при лихорадке, когда ребенку нужно дать лекарство немедленно. Тогда родители берут на себя ответственность и применяют жаропонижающие препараты. Что разрешено давать детям грудного возраста? Чем можно сбить температуру у детей постарше? Какие лекарства самые безопасные?
Последнее десятилетие компьютер в бухгалтерии стал просто незаменимым инструментом. При этом его применение разнопланово. В первую очередь это, конечно, использование бухгалтерской программы. На сегодняшний день разработано довольно много программных средств, как специализированных («1С», «Инфо-Бухгалтер», «БЭСТ» и т. д.), так и универсальных, подобно Microsoft Office. На работе, да и в быту часто приходится делать массу различных расчётов, вести многострочные таблицы с числовой и текстовой информацией, проделывая с данными всяческие вычисления, выводя на печать варианты. Для решения ряда экономических и финансовых задач целесообразно использовать многочисленные возможности электронных таблиц. Рассмотрим в этой связи вычислительные функции MS Excel.
Источник: Журнал "Бухгалтер и Компьютер" №4 2004г.
Как и любая другая электронная таблица, MS Excel предназначен прежде всего для автоматизации расчётов, которые обычно производят на листке бумаги или с помощью калькулятора. На практике в профессиональной деятельности встречаются довольно сложные расчёты. Именно поэтому мы подробнее поговорим о том, как Excel помогает нам автоматизировать их выполнение.
Для обозначения какого-либо действия, например сложения, вычитания и т. п., в формулах применяются операторы.
Все операторы делятся на несколько групп (см. таблицу).
| ОПЕРАТОР | ЗНАЧЕНИЕ | ПРИМЕР |
|
||
| + (знак плюс) | Сложение | =А1+В2 |
| - (знак минус) | Вычитание Унарный минус | =А1-В2 =-В2 |
| /(косая черта) | Деление | =А1/В2 |
| *(звёздочка) | Умножение | = А1*В2 |
| % (знак процента) | Процент | =20% |
| ^ (крышка) | Возведение в степень | = 5^3 (5 в 3-й степени) |
|
||
| = | Равно | =ЕСЛИ(А1=В2;"Да";"Нет") |
| > | Больше | =ЕСЛИ(А1>В2;А1;В2) |
| < | Меньше | =ЕСЛИ(АКВ2;В2;А1) |
| >= <= | Больше или равно Меньше или равно | =ЕСЛИ(А1>=В2;А1;В2) =ЕСЛИ(АК=В2;В2;А1) |
| <> | Не равно | =ЕСЛИ(А1 <>В2;"Не равны") |
|
||
| &(амперсанд) | Объединение последовательностей символов в одну последовательность символов | = "Значение ячейки В2 равняется: "&В2 |
|
||
| Диапазон(двоеточие) | Ссылка на все ячейки между границами диапазона включительно | =СУММ(А1:В2) |
| Объединение (точка с запятой) | Ссылка на объединение ячеек диапазонов | =СУММ(А1:В2;СЗ;D4:Е5) |
| Пересечение(пробел) | Ссылка на общие ячейки диапазонов | =CУMM(A1:B2C3D4:E5) |
Арифметические операторы используются для обозначения основных математических операций над числами. Результатом выполнения арифметической операции всегда является число. Операторы сравнения используются для обозначения операций сравнения двух чисел. Результатом выполнения операции сравнения является логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ.
Для выполнения вычислений в программе Excel используются формулы. С помощью формул можно, например, складывать, умножать и сравнивать данные таблиц, т. е. формулами следует пользоваться, когда необходимо ввести в ячейку листа (автоматически рассчитать) вычисляемое значение. Ввод формулы начинается с символа “=” (знак равенства). Именно этим знаком отличается ввод формул от ввода текста или простого числового значения.
При вводе формул можно применять обычные числовые и текстовые значения. Напомним, что числовые значения могут содержать только цифры от 0 до 9 и специальные символы: (плюс, минус, косая черта, круглые скобки, точка, запятая, знаки процента и доллара). Текстовые значения могут содержать любые символы. Необходимо отметить, что используемые в формулах текстовые выражения должны заключаться в двойные кавычки, например “константа1”. Кроме того, в формулах можно использовать ссылки на ячейки (в том числе в виде имён) и многочисленные функции, которые соединяются между собой операторами.
Ссылки представляют собой включаемые в формулу адреса ячеек или диапазоны ячеек. Ссылки на ячейки задаются обычным образом, т. е. в виде A1, B1, C1. Например, для того, чтобы получить в ячейке A3 сумму ячеек A1 и A2, в неё достаточно ввести формулу =A1+A2 (рис. 1).
При вводе формулы ссылки на ячейки могут символ за символом непосредственно набираться с клавиатуры на латинице, но чаще намного проще указывать их с помощью мыши. Например, чтобы ввести формулу =A1+B2, нужно выполнить следующие действия:
Выделить ячейку, в которую нужно ввести формулу;
Начать ввод формулы, нажав клавишу “=” (равно);
Щёлкнуть мышью на ячейке A1;
Ввести символ “+”;
Щёлкнуть мышью на ячейке B2;
Закончить ввод формулы, нажав клавишу Enter.
Диапазон ячеек представляет собой некоторую прямоугольную область рабочего листа и однозначно определяется адресами ячеек, расположенными в противоположных углах диапазона. Разделённые символом “:” (двоеточие), эти две координаты составляют адрес диапазона. Например, чтобы получить сумму значений ячеек диапазона C3:D7, используйте формулу =СУММ(C3:D7).
В частном случае, когда диапазон состоит целиком из нескольких столбцов, например от В до D, его адрес записывается в виде В:D. Аналогично если диапазон целиком состоит из строк с 6-й по 15-ю, то он имеет адрес 6:15. Кроме того, при записи формул можно использовать объединение нескольких диапазонов или ячеек, разделяя их символом “;” (точка с запятой), например C3:D7; E5;F3:G7.
Редактирование уже введённой формулы можно сделать несколькими способами:
Двойным щелчком левой кнопки мыши на ячейке, чтобы корректировать формулу непосредственно в этой ячейке;
Выбрать ячейку и нажать клавишу F2 (рис. 2);
Выбрать ячейку, переместив курсор в строку формул, щёлкнуть левой кнопки мыши.
В результате программа перейдёт в режим редактирования, в процессе которого можно вносить в формулу необходимые изменения.
При заполнении таблицы принято задавать расчётные формулы только для “первой” (начальной) строки или “первого” (начального) столбца, а остальную часть таблицы заполнять формулами с помощью режимов копирования или заполнения. Прекрасный результат даёт применение автокопирования формул с помощью автозаполнителя.
Напомним, как правильно осуществить режим копирования. Здесь могут быть различные варианты (и проблемы тоже).
Необходимо иметь в виду, что при копировании происходит транспонирование адресов. При копировании формулы из одной ячейки в другую Excel по-разному реагирует на формулы с относительными и абсолютными ссылками. Для относительных Excel по умолчанию производит транспонирование адресов, в зависимости от позиции ячейки, в которую копируется формула.
Например, вам нужно складывать построчно значения столбцов А и В (рис. 8) и поместить результат в столбец С. Если вы копируете формулу =А2+В2 из ячейки С2 в ячейку С3* (и далее вниз по С), то Excel сам преобразует адреса формулы соответственно как =А3+В3 (и т. д.). Но если вам нужно поместить формулу, скажем, из С2 в ячейку D4, то формула уже будет выглядеть как =В4+С4 (вместо нужной =А4+В4), и соответственно результат вычислений будет неправильным! Иными словами, обратите особое внимание на процесс копирования и при необходимости вручную корректируйте формулы. Кстати, само копирование из С2 в С3 делается следующим образом:
1) выбираем ячейку С2, из которой нужно скопировать формулу;
2) нажимаем кнопку “Копировать” на панели инструментов, или клавиши Ctrl+C, или выбираем в меню “Правка ® Копировать”;
3) выбираем ячейку С3, в которую будем копировать формулу;
4) нажимаем кнопку “Вставить” на панели инструментов, или клавиши Ctrl+V, или через меню “Правка ® Вставить” с нажатием Enter.
Рассмотрим режим автозаполнения. Если необходимо перенести (скопировать) формулу в несколько ячеек (например, в С3:С5) вниз по столбцу, то это удобнее и проще сделать так: повторить предыдущую последовательность действий до пункта 3 выбора ячейки С3, далее курсор мыши подвести к начальной ячейке диапазона (С3), нажать левую кнопку мыши и, не отпуская её, протащить ниже до требуемой последней ячейки диапазона. В нашем случае это ячейка С5. Затем отпускаем левую кнопку мыши, переводим курсор на кнопку “Вставить” панели инструментов и нажимаем её, а потом Enter. Excel сам преобразует адреса формул в выделенном нами диапазоне по соответствующим адресам строк.
Иногда возникает необходимость скопировать только числовое значение ячейки (диапазона ячеек). Для этого нужно проделать следующее:
1) выбрать ячейку (диапазон), из которой нужно скопировать данные;
2) нажать кнопку “Копировать” на панели инструментов или выбрать в меню “Правка ® Копировать”;
3) выбрать ячейку (левую верхнюю нового диапазона), в которую будут копироваться данные;
4) выбрать в меню “Правка ® Специальная вставка” и нажать Enter.
При копировании формул компьютер сразу производит расчёты по ним, выдавая, таким образом, быстрый и наглядный результат.
:: Функции в Excel
Функции в Excel в значительной степени облегчают проведение расчётов и взаимодействие с электронными таблицами. Наиболее часто применяется функция суммирования значений ячеек. Напомним, что она имеет название СУММ, а в качестве аргументов служат диапазоны суммируемых чисел.
В таблице часто требуется вычислить итоговую сумму по столбцу или строке. Для этого Excel предлагает функцию автоматической суммы, выполняемой нажатием кнопки (“Автосумма”) на панели инструментов.
Если мы введём ряд чисел, установим курсор под ними и выполним двойной щелчок мышью по значку автосуммирования, то произойдёт сложение чисел (рис. 3).
В последней версии программы справа от значка автосуммирования имеется кнопка списка, позволяющая произвести вместо суммирования ряд часто используемых операций (рис. 4).
:: Автоматические вычисления
Некоторые вычисления можно производить вообще без ввода формул. Сделаем небольшое лирическое отступление, которое, возможно, окажется полезным для многих пользователей. Как известно, электронная таблица благодаря своему удобному интерфейсу и вычислительным возможностям может вполне заменить расчёты с использованием калькулятора. Однако практика показывает, что значительная часть людей, активно использующих Excel в своей деятельности, держат калькулятор на своём рабочем столе для выполнения промежуточных вычислений.
Действительно, чтобы произвести в Excel операцию суммирования двух или более ячеек для получения временного результата, необходимо выполнить как минимум две лишние операции — найти место в текущей таблице, где будет расположена итоговая сумма, и активизировать операцию автосуммирования. И лишь после этого можно выбрать те ячейки, значения которых необходимо просуммировать.
Именно поэтому начиная с версии Excel 7.0 в электронную таблицу была встроена функция автовычисления. Теперь в электронных таблицах Excel имеется возможность быстрого выполнения некоторых математических операций в автоматическом режиме.
Чтобы увидеть результат промежуточного суммирования, достаточно просто выделить необходимые ячейки. Этот результат отражается и в строке состояния в нижней части экрана. Если сумма там не появилась, подведите курсор к строке состояния на нижней части рамки, щёлкните правой кнопкой мыши и в выпавшем меню у строки Сумма нажмите левую кнопку мыши. Более того, в этом меню на строке состояния вы можете выбрать различные варианты рассчитываемых результатов: сумму, среднее арифметическое значение, количество элементов или минимальное значение в выделенном диапазоне.
Для примера рассчитаем с помощью этой функции сумму значений для диапазона В3:В9. Выделите числа в диапазоне ячеек В3:В9. Обратите внимание, что в строке состояния, расположенной внизу рабочего окна, появилась надпись Сумма=X, где X — число, равное сумме выделенных чисел диапазона (рис. 5).
Как видим, результаты обычного расчёта по формуле в ячейке В10 и автовычисления совпадают.
:: Мастер функций
Помимо функции суммирования Excel позволяет обрабатывать данные с помощью других функций. Любую из них можно ввести непосредственно в строке формул с помощью клавиатуры, однако для упрощения ввода и снижения количества ошибок в Excel имеется “Мастер функций” (рис. 6).
Вызвать окно диалога “Мастера” можно с помощью команды “Вставка ® Функция”, комбинацией клавиш Shift+F3 или кнопкой на стандартной панели инструментов.
Первый диалог “Мастера функций” организован по тематическому принципу. Выбрав категорию, в нижнем окне мы увидим список имён функций, содержащихся в данной группе. Например, функцию СУММ () вы сможете отыскать в группе “Математические”, а в группе “Дата и время” находятся функции ЧИСЛО(), МЕСЯЦ(), ГОД(), СЕГОДНЯ().
Кроме того, для ускорения выбора функций Excel “помнит” имена 10 недавно использованных функций в соответствующей группе. Обратите внимание, что в нижней части окна отображается краткая справка о назначении функции и её аргументах. Если вы нажмёте кнопку “Справка” в нижней части диалогового окна, то Excel откроет соответствующий раздел справочной системы.
Предположим, что необходимо произвести расчёт амортизации имущества. В этом случае следует в зоне поиска функции ввести слово “амортизация”. Программа подберёт все функции по амортизации (рис. 7).
После заполнения соответствующих полей функции будет произведён расчёт амортизации имущества.
Нередко нужно произвести сложение чисел, удовлетворяющих какому-либо условию. В этом случае следует использовать функцию СУММЕСЛИ. Рассмотрим конкретный пример. Допустим необходимо подсчитать сумму комиссионных, если стоимость имущества превышает 75 000 руб. Для этого используем данные таблицы зависимости комиссионных от стоимости имущества (рис. 8).
Наши действия в этом случае таковы. Устанавливаем курсор в ячейку В6, кнопкой запускаем “Мастера функций”, в категории “Математические” выбираем функцию СУММЕСЛИ, задаём параметры, как на рис. 9.
Обратите внимание, что в качестве диапазона для проверки условия мы выбираем интервал ячеек А2:А6 (стоимость имущества), а в качестве диапазона суммирования — В2:В6 (комиссионные), при этом условие имеет вид (>75000). Результат нашего расчёта составит 27 000 руб.
:: Дадим имя ячейке
Для удобства работы в Excel имеется возможность присваивания имён отдельным ячейкам или диапазонам, которые затем можно использовать в формулах наравне с обычными адресами. Чтобы быстро присвоить имя ячейке, выделите её, установите указатель на поле имени в левой части строки формул, нажмите кнопку мыши и введите название.
Присваивая имена, необходимо помнить, что они могут состоять из букв (в том числе русского алфавита), цифр, точек и символов подчёркивания. Первый знак в имени должен быть буквой или знаком подчёркивания. Имена не могут иметь такой же вид, как и ссылки на ячейки, например Z$100 или R1C1. В имени может быть больше одного слова, но пробелы недопустимы. В качестве разделителей слов могут быть использованы знаки подчёркивания и точки, например Налог_на_продажи или Первый.Квартал. Имя может содержать до 255 знаков. При этом прописные и строчные буквы воспринимаются одинаково.
Чтобы вставить имя в формулу, можно воспользоваться командой “Вставка ® Имя ® Вставить”, выбрав нужное имя в списке имён.
Полезно помнить, что имена в Excel используются как абсолютные ссылки, т. е. являются разновидностью абсолютной адресации, что удобно при копировании формул.
Имена в Excel можно определять не только для отдельных ячеек, но и для диапазонов (в том числе несмежных). Для присвоения имени достаточно выделить диапазон, а затем ввести название в поле имени. Кроме того, для задания имён диапазонов, содержащих заголовки, удобно использовать специальную команду “Создать” в меню “Вставка ® Имя”.
Чтобы удалить имя, выберите его в списке и нажмите кнопку “Удалить”.
При создании формулы, ссылающейся на данные из листа, можно использовать заголовки строк и столбцов для указания данных. Например, если присвоить значениям колонки имя названия колонки (рис. 10),
то для подсчёта общей суммы для столбца “Комиссионные” используется формула =СУММ(Комиссионные) (рис. 11).
:: Дополнительные возможности Excel — шаблоны
В состав MS Excel входит набор шаблонов — таблицы Excel, которые предназначены для анализа хозяйственной деятельности предприятия, составления счёта, наряда и даже для учёта личного бюджета. Они могут быть использованы для автоматизации решения часто встречающихся задач. Так, можно создавать документы на основе шаблонов “Авансовый отчёт”, “Счёт”, “Заказ”, которые содержат бланки используемых в хозяйственной деятельности документов. Эти бланки по своему внешнему виду и при печати не отличаются от стандартных, и единственное, что нужно сделать для получения документа, — заполнить его поля.
Для создания документа на основе шаблона выполните команду “Создать” из меню “Файл”, затем выберите необходимый шаблон на вкладке “Решения” (рис. 12).
Шаблоны копируются на диск при обычной установке Excel. Если шаблоны не отображаются в окне диалога “Создание документа”, запустите программу установки Excel и установите шаблоны. Чтобы получить подробные сведения об установке шаблонов, посмотрите раздел “Установка компонентов Microsoft Office” в справке Excel.
Например, для создания ряда финансовых документов выберите шаблон “Финансовые шаблоны” (рис. 13).
Эта группа шаблонов содержит формы следующих документов:
Командировочное удостоверение;
. авансовый отчёт;
. платёжное поручение;
. счёт-фактура;
. накладная;
. доверенность;
. приходный и расходный ордера;
. платёжки за телефон и электроэнергию.
Выберите нужный бланк для заполнения, а затем введите в него все необходимые реквизиты и распечатайте его. При желании документ можно сохранить как обычную Excel-таблицу.
Excel позволяет пользователю самому создавать шаблоны документов, а также редактировать уже имеющиеся.
Однако бланки документов со временем могут измениться, и тогда существующий шаблон станет непригодным. Кроме того, в шаблоны, которые имеются в поставке Excel, было бы неплохо заранее внести такие постоянные сведения, как данные о вашей организации, руководителе. Наконец, может возникнуть необходимость создать собственный шаблон: например, в плановом отделе скорее всего потребуются шаблоны для оформления смет и калькуляций, а в бухгалтерии — бланк счёта с фирменной эмблемой вашей организации.
Для таких случаев в Excel, как и во многих других программах, которые работают с электронными документами, предусмотрена возможность создания и редактирования шаблонов для часто используемых документов. Шаблон Excel — это специальная рабочая книга, которую можно применять как образец при создании других рабочих книг того же типа. В отличие от обычной книги Excel, имеющей расширение *.xls, файл шаблона имеет расширение *.xlt.
При создании документа на основе шаблона программа Excel автоматически создаёт его рабочую копию с расширением *.xls, добавляя в конец имени документа порядковый номер. Шаблон-оригинал при этом остаётся нетронутым и может быть впоследствии использован повторно.
Для автоматического ввода даты можно воспользоваться следующим способом: в ячейку даты введите функцию СЕГОДНЯ, после этого в ней отобразится текущий день месяца, месяц и год соответственно.
Разумеется, все рассмотренные действия над шаблонами вы можете использовать и при работе с обычными книгами Excel.
Выполнение всех математических расчетов выполняется с помощью формул. В формулах используются адреса ячеек, состоящие из буквы столбца и номера строки, например, А2 , В7 , С34 и т.д. При вводе формул надо соблюдать следующие правила:
· все формулы начинаются со знака «= »;
· в адресе ячеек используют только латинские буквы;
· в адресе ячеек можно указывать как одну ячейку, так и диапазон, при этом используются символы «: » – диапазона и «; » – объединения;
· арифметические операции обозначаются символами: «* » – умножение, «/ » – деление, «+ » – сложение, «- » – вычитание, «^ » – возведение в степень;
· для отделения целой части числа от дробной используют запятую;
· аргументы функций разделяются между собой символом «; »;
Например:
= A2*2,2+СУММА(С1:С10)
= МАКС(A1:D4;F1:H4)
Формулы можно копировать и перемещать обычным способом, при этом автоматически меняются адреса ячеек.
Ссылки на ячейки в формулах. Существуют относительные, абсолютные и смешанные ссылки. По умолчанию для указания адреса ячейки в Excel применяется относительная ссылка. При перемещении или копировании формулы относительная ссылка изменяется, исходя из той позиции, куда переносится формула.
При необходимости ввода в формулу значения из фиксированной ячейки используется абсолютная ссылка. Абсолютные ссылки обозначаются знаком доллара «$» перед буквой столбца или (и) цифрой строки, которые должны оставаться неизменными. Например, запись $А$4 означает, что независимо от того, где будет находиться формула, она всегда будет искать значение, помещенное в ячейку А4 .
Ссылки могут быть также смешанными . Если нужно зафиксировать столбец, то знак $ ставится перед буквой столбца, например, $А7 . Если необходимо зафиксировать строку, то знак $ ставится перед номером строки, например, А$7 .
Кроме ссылок на ячейки текущего рабочего листа, в формулах и функциях могут быть ссылки на ячейки других рабочих листов текущей рабочей книги (внутренние ссылки ) или другой рабочей книги (внешние ссылки ). Ссылка на данные другого рабочего листа имеет вид: Имя рабочего листа!Имя ячейки
Например: Лист1!A1
Если в формуле нужно использовать данные из другой рабочей книги, необходимо, чтобы оба файла были предварительно открыты. Общий вид ссылки в данном случае имеет вид:
[Имя книги]Имя рабочего листа!Имя ячейки
Например: [Книга2]Лист2!D5
Если нужно обратиться к ячейке не открытого файла, то в ссылке необходимо указать полный путь доступа к папке, где хранится книга: “C:\Имя папки\[Имя книги.xls]Лист5”!$A$3.
Изменение типа ссылок. Чтобы изменить тип ссылок с относительной на абсолютную или на смешенную, нужно нажать клавишу F4. Причемкаждое очередное нажатие изменяет тип ссылки.
Использование встроенных функций . Для выполнения вычислений в Excel можно использовать встроенные функции: математические, логические, финансовые, текстовые, даты и времени и др. Чтобы вставить встроенную функцию надо активизировать ячейку и нажать кнопку (Вставка функции ) на панели Стандартная . В появившемся окне выбрать категорию функции, имя и щелкнуть кнопку Ок . Выбранная функция внесется в активную ячейку и откроется следующее диалоговое окно, в котором надо ввести диапазон ячеек (или выделить диапазон ячеек с помощью мыши) и нажать Ок .
Одна из самых простых и часто используемых в Excel функций – это функция автоматического суммирования. Кнопка Автосумма находится на панели Стандартная .
Логические функции. Предназначены для проверки выполнения условия или для проверки нескольких условий. К ним относятся функции:ЕСЛИ, И, НЕ, ИЛИ .
Функция ЕСЛИ используется для выбора направления вычислений. Например: = ЕСЛИ (Е3>2; 0.5*D3; 0)
Здесь, если условие Е3>2 выполняется, то содержимое ячейки, в которой приведена эта формула равно 0.5*D3 . Если условие не выполняется, то содержимое ячейки равно 0 .
Сообщения об ошибках . Если формула в ячейке не может быть правильно вычислена, Excel выводит сообщение об ошибке.
#ИМЯ? – Excel не смог распознать имя, использованное в формуле;
#ДЕЛ/0! – в формуле делается попытка деления на нуль;
#ЗНАЧ! – использован недопустимый тип аргумента;
#Н/Д – такое сообщение может появиться, если в качестве аргумента задана ссылка на пустую ячейку;
#ПУСТО! – неверно указано пересечение двух областей, которые не имеют общих ячеек;
#ЧИСЛО! – нарушены правила задания операторов, принятые в математике.
Сортировка и и фильтрация данных. Содержимое выделенных интервалов можно сортировать с помощью кнопок Сортировка по возрастанию/убыванию на панели Стандартная или с помощью команды Данные/Сортировка… .
При использовании команды Данные/Фильтр/Автофильтр в верхнем ряду данных таблицы появляются небольшие кнопки, нажав на которые можно задать условия выборки данных. При записи условий выборки для текста надо учитывать, что один неизвестный символ обозначается – «? », а несколько – «* ».
В Excel 2007 можно сортировать данные по цветам и по уровню (вплоть до 64). Можно также фильтровать данные по цветам или датам, отображать более 1000 элементов в раскрывающемся списке Автофильтр , выделять несколько элементов для фильтрации и фильтровать данные в сводных таблицах.
Формулы в Excel – одно из самых главных достоинств этого редактора. Благодаря им ваши возможности при работе с таблицами увеличиваются в несколько раз и ограничиваются только имеющимися знаниями. Вы сможете сделать всё что угодно. При этом Эксель будет помогать на каждом шагу – практически в любом окне существуют специальные подсказки.
Для создания простой формулы достаточно следовать следующей инструкции:
- Сделайте активной любую клетку. Кликните на строку ввода формул. Поставьте знак равенства.
- Введите любое выражение. Использовать можно как цифры,
При этом затронутые ячейки всегда подсвечиваются. Это делается для того, чтобы вы не ошиблись с выбором. Визуально увидеть ошибку проще, чем в текстовом виде.
Из чего состоит формула
В качестве примера приведём следующее выражение.
Оно состоит из:
- символ «=» – с него начинается любая формула;
- функция «СУММ»;
- аргумента функции «A1:C1» (в данном случае это массив ячеек с «A1» по «C1»);
- оператора «+» (сложение);
- ссылки на ячейку «C1»;
- оператора «^» (возведение в степень);
- константы «2».
Использование операторов
Операторы в редакторе Excel указывают какие именно операции нужно выполнить над указанными элементами формулы. При вычислении всегда соблюдается один и тот же порядок:
- скобки;
- экспоненты;
- умножение и деление (в зависимости от последовательности);
- сложение и вычитание (также в зависимости от последовательности).
Арифметические
К ним относятся:
- сложение – «+» (плюс);
- отрицание или вычитание – «-» (минус);
Если перед числом поставить «минус», то оно примет отрицательное значение, но по модулю останется точно таким же.
- умножение – «*»;
- деление «/»;
- процент «%»;
- возведение в степень – «^».
Операторы сравнения
Данные операторы применяются для сравнения значений. В результате операции возвращается ИСТИНА или ЛОЖЬ. К ним относятся:
- знак «равенства» – «=»;
- знак «больше» – «>»;
- знак «меньше» – «<»;
- знак «меньше или равно» – «<=»;
- знак «не равно» – «<>».
Оператор объединения текста
Для этой цели используется специальный символ «&» (амперсанд). При помощи его можно соединить различные фрагменты в одно целое – тот же принцип, что и с функцией «СЦЕПИТЬ». Приведем несколько примеров:
- Если вы хотите объединить текст в ячейках, то нужно использовать следующий код.
- Для того чтобы вставить между ними какой-нибудь символ или букву, нужно использовать следующую конструкцию.
- Объединять можно не только ячейки, но и обычные символы.
Любой текст, кроме ссылок, необходимо указывать в кавычках. Иначе формула выдаст ошибку.
Обратите внимание, что кавычки используют именно такие, как на скриншоте.
Для определения ссылок можно использовать следующие операторы:
- для того чтобы создать простую ссылку на нужный диапазон ячеек, достаточно указать первую и последнюю клетку этой области, а между ними символ «:»;
- для объединения ссылок используется знак «;»;
- если необходимо определить клетки, которые находятся на пересечении нескольких диапазонов, то между ссылками ставится «пробел». В данном случае выведется значение клетки «C7».
Поскольку только она попадает под определение «пересечения множеств». Именно такое название носит данный оператор (пробел).
Использование ссылок
Во время работы в редакторе Excel можно использовать ссылки различных видов. При этом большинство начинающих пользователей умеют пользоваться только самыми простыми из них. Мы вас научим, как правильно вводить ссылки всех форматов.
Простые ссылки A1
Как правило, данный вид используют чаще всего, поскольку их составлять намного удобнее, чем остальные.
- столбцов – от A до XFD (не больше 16384);
- строк – от 1 до 1048576.
Приведем несколько примеров:
- ячейка на пересечении строки 5 и столбца B – «B5»;
- диапазон ячеек в столбце B начиная с 5 по 25 строку – «B5:B25»;
- диапазон ячеек в строке 5 начиная со столбца B до F – «B5:F5»;
- все ячейки в строке 10 – «10:10»;
- все ячейки в строках с 10 по 15 – «10:15»;
- все клетки в столбце B – «B:B»;
- все клетки в столбцах с B по K – «B:K»;
- диапазон ячеек с B2 по F5 – «B2-F5».
Иногда в формулах используется информация с других листов. Работает это следующим образом.
=СУММ(Лист2!A5:C5)На втором листе указаны следующие данные.
Если в названии листа есть пробел, то в формуле его нужно указывать в одинарных кавычках (апострофы).
=СУММ("Лист номер 2"!A5:C5)Абсолютные и относительные ссылки
Редактор Эксель работает с тремя видами ссылок:
- абсолютные;
- относительные;
- смешанные.
Рассмотрим их более внимательно.
Все указанные ранее примеры принадлежат к относительному адресу ячеек. Данный тип самый популярный. Главное практическое преимущество в том, что редактор во время переноса изменит ссылки на другое значение. В соответствии с тем, куда именно вы скопировали эту формулу. Для подсчета будет учитываться количество клеток между старым и новым положением.
Представьте, что вам нужно растянуть эту формулу на всю колонку или строку. Вы же не будете вручную изменять буквы и цифры в адресах ячеек. Работает это следующим образом.
- Введём формулу для расчета суммы первой колонки.
- Нажмите на горячие клавиши Ctrl +C . Для того чтобы перенести формулу на соседнюю клетку, необходимо перейти туда и нажать на Ctrl +V .
Если таблица очень большая, лучше кликнуть на правый нижний угол и, не отпуская пальца, протянуть указатель до конца. Если данных мало, то копировать при помощи горячих клавиш намного быстрее.
- Теперь посмотрите на новые формулы. Изменение индекса столбца произошло автоматически.
Если вы хотите, чтобы при переносе формул все ссылки сохранялись (то есть чтобы они не менялись в автоматическом режиме), нужно использовать абсолютные адреса. Они указываются в виде «$B$2».
=СУММ($B$4:$B$9)В итоге мы видим, что изменений никаких не произошло. Во всех столбцах у нас отображается одно и то же число.
Данный тип адресов используется тогда, когда необходимо зафиксировать только столбец или строку, а не всё одновременно. Использовать можно следующие конструкции:
- $D1, $F5, $G3 – для фиксации столбцов;
- D$1, F$5, G$3 – для фиксации строк.
Работают с такими формулами только тогда, когда это необходимо. Например, если вам нужно работать с одной постоянной строкой данных, но при этом изменять только столбцы. И самое главное – если вы собираетесь рассчитать результат в разных ячейках, которые не расположены вдоль одной линии.
Дело в том, что когда вы скопируете формулу на другую строку, то в ссылках цифры автоматически изменятся на количество клеток от исходного значения. Если использовать смешанные адреса, то всё останется на месте. Делается это следующим образом.
- В качестве примера используем следующее выражение.
- Перенесем эту формулу в другую ячейку. Желательно не на следующую и на другой строке. Теперь вы видим, что новое выражение содержит ту же строчку (4), но другую букву, поскольку только она была относительной.
Трёхмерные ссылки
Под понятие «трёхмерные» попадают те адреса, в которых указывается диапазон листов. Пример формулы выглядит следующим образом.
=СУММ(Лист1:Лист4!A5)В данном случае результат будет соответствовать сумме всех ячеек «A5» на всех листах, начиная с 1 по 4. При составлении таких выражений необходимо придерживаться следующих условий:
- в массивах нельзя использовать подобные ссылки;
- трехмерные выражения запрещается использовать там, где есть пересечение ячеек (например, оператор «пробел»);
- при создании формул с трехмерными адресами можно использовать следующие функции: СРЗНАЧ, СТАНДОТКЛОНА, СТАНДОТКЛОН.В, СРЗНАЧА, СТАНДОТКЛОНПА, СТАНДОТКЛОН.Г, СУММ, СЧЁТЗ, СЧЁТ, МИН, МАКС, МИНА, МАКСА, ДИСПР, ПРОИЗВЕД, ДИСППА, ДИСП.В и ДИСПА.
Если нарушить эти правила, то вы увидите какую-нибудь ошибку.
Ссылки формата R1C1
Данный тип ссылок от «A1» отличается тем, что номер задается не только строкам, но и столбцам. Разработчики решили заменить обычный вид на этот вариант для удобства в макросах, но их можно использовать где угодно. Приведем несколько примеров таких адресов:
- R10C10 – абсолютная ссылка на клетку, которая расположена на десятой строке десятого столбца;
- R – абсолютная ссылка на текущую (в которой указывается формула) ссылку;
- R[-2] – относительная ссылка на строчку, которая расположена на две позиции выше этой;
- R[-3]C – относительная ссылка на клетку, которая расположена на три позиции выше в текущем столбце (где вы решили прописать формулу);
- RC – относительная ссылка на клетку, которая распложена на пять клеток правее и пять строк ниже текущей.
Использование имён
Программа Excel для обозначения диапазонов ячеек, одиночных ячеек, таблиц (обычные и сводные), констант и выражений позволяет создавать свои уникальные имена. При этом для редактора никакой разницы при работе с формулами нет – он понимает всё.
Имена вы можете использовать для умножения, деления, сложения, вычитания, расчета процентов, коэффициентов, отклонения, округления, НДС, ипотеки, кредита, сметы, табелей, различных бланков, скидки, зарплаты, стажа, аннуитетного платежа, работы с формулами «ВПР», «ВСД», «ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ» и так далее. То есть можете делать, что угодно.
Главным условием можно назвать только одно – вы должны заранее определить это имя. Иначе Эксель о нём ничего знать не будет. Делается это следующим образом.
- Выделите какой-нибудь столбец.
- Вызовите контекстное меню.
- Выберите пункт «Присвоить имя».
- Укажите желаемое имя этого объекта. При этом нужно придерживаться следующих правил.
- Для сохранения нажмите на кнопку «OK».
Точно так же можно присвоить имя какой-нибудь ячейке, тексту или числу.
Использовать информацию в таблице можно как при помощи имён, так и при помощи обычных ссылок. Так выглядит стандартный вариант.
А если попробовать вместо адреса «D4:D9» вставить наше имя, то вы увидите подсказку. Достаточно написать несколько знаков, и вы увидите, что подходит (из базы имён) больше всего.
В нашем случае всё просто – «столбец_3». А представьте, что у вас таких имён будет большое множество. Все наизусть вы запомнить не сможете.
Использование функций
В редакторе Excel вставить функцию можно несколькими способами:
- вручную;
- при помощи панели инструментов;
- при помощи окна «Вставка функции».
Рассмотрим каждый метод более внимательно.
В этом случае всё просто – вы при помощи рук, собственных знаний и умений вводите формулы в специальной строке или прямо в ячейке.
Если же у вас нет рабочего опыта в этой области, то лучше поначалу использовать более облегченные методы.
В этом случае необходимо:
- Перейти на вкладку «Формулы».
- Кликнуть на какую-нибудь библиотеку.
- Выбрать нужную функцию.
- Сразу после этого появится окно «Аргументы и функции» с уже выбранной функцией. Вам остается только проставить аргументы и сохранить формулу при помощи кнопки «OK».
Мастер подстановки
Применить его можно следующим образом:
- Сделайте активной любую ячейку.
- Нажмите на иконку «Fx» или выполните сочетание клавиш SHIFT +F3 .
- Сразу после этого откроется окно «Вставка функции».
- Здесь вы увидите большой список различных функций, отсортированных по категориям. Кроме этого, можно воспользоваться поиском, если вы не можете найти нужный пункт.
Достаточно забить какое-нибудь слово, которым можно описать то, что вы хотите сделать, а редактор попробует вывести все подходящие варианты.
- Выберите какую-нибудь функцию из предложенного списка.
- Чтобы продолжить, нужно кликнуть на кнопку «OK».
- Затем вас попросят указать «Аргументы и функции». Сделать это можно вручную либо просто выделить нужный диапазон ячеек.
- Для того чтобы применить все настройки, нужно нажать на кнопку «OK».
- В результате этого мы увидим цифру 6, хотя это было и так понятно, поскольку в окне «Аргументы и функции» выводится предварительный результат. Данные пересчитываются моментально при изменении любого из аргументов.
Использование вложенных функций
В качестве примера будем использовать формулы с логическими условиями. Для этого нам нужно будет добавить какую-нибудь таблицу.
Затем придерживайтесь следующей инструкции:
- Кликните на первую ячейку. Вызовите окно «Вставка функции». Выберите функцию «Если». Для вставки нажмите на «OK».
- Затем нужно будет составить какое-нибудь логическое выражение. Его необходимо записать в первое поле. Например, можно сложить значения трех ячеек в одной строке и проверить, будет ли сумма больше 10. В случае «истины» указываем текст «Больше 10». Для ложного результата – «Меньше 10». Затем для возврата в рабочее пространство нажимаем на «OK».
- В итоге мы видим следующее – редактор выдал, что сумма ячеек в третьей строке меньше 10. И это правильно. Значит, наш код работает.
- Теперь нужно настроить и следующие клетки. В этом случае наша формула просто протягивается дальше. Для этого сначала необходимо навести курсор на правый нижний угол ячейки. После того как изменится курсор, нужно сделать левый клик и скопировать её до самого низа.
- В итоге редактор пересчитывает наше выражение для каждой строки.
Как видите, копирование произошло весьма успешно, поскольку мы использовали относительные ссылки, о которых мы говорили ранее. Если же вам нужно закрепить адреса в аргументах функций, тогда используйте абсолютные значения.
Сделать это можно несколькими способами: использовать строку формул или специальный мастер. В первом случае всё просто – кликаете в специальное поле и вручную вводите нужные изменения. Но писать там не совсем удобно.
Единственное, что вы можете сделать, это увеличить поле для ввода. Для этого достаточно кликнуть на указанную иконку или нажать на сочетание клавиш Ctrl +Shift +U .
Стоит отметить, что это единственный способ, если вы не используете в формуле функции.
В случае использования функций всё становится намного проще. Для редактирования необходимо следовать следующей инструкции:
- Сделайте активной клетку с формулой. Нажмите на иконку «Fx».
- После этого появится окно, в котором вы сможете в очень удобном виде изменить нужные вам аргументы функции. Кроме этого, здесь можно узнать, каким именно будет результат пересчета нового выражения.
- Для сохранения внесенных изменений нужно использовать кнопку «OK».
Для того чтобы удалить какое-нибудь выражение, достаточно сделать следующее:
- Кликните на любую ячейку.
- Нажмите на кнопку Delete или Backspace . В результате этого клетка окажется пустой.
Добиться точно такого же результата можно и при помощи инструмента «Очистить всё».
Возможные ошибки при составлении формул в редакторе Excel
Ниже перечислены самые популярные ошибки, которые допускаются пользователями:
- в выражении используется огромное количество вложенностей. Их должно быть не более 64;
- в формулах указываются пути к внешним книгам без полного пути;
- неправильно расставлены открывающиеся и закрывающиеся скобки. Именно поэтому в редакторе в строке формул все скобки подсвечиваются другим цветом;
- имена книг и листов не берутся в кавычки;
- используются числа в неправильном формате. Например, если вам нужно указать $2000, необходимо вбить просто 2000 и выбрать соответствующий формат ячейки, поскольку символ $ задействован программой для абсолютных ссылок;
- не указываются обязательные аргументы функций. Обратите внимание на то, что необязательные аргументы указываются в квадратных скобках. Всё что без них – необходимо для полноценной работы формулы;
- неправильно указываются диапазоны ячеек. Для этого необходимо использовать оператор «:» (двоеточие).
Коды ошибок при работе с формулами
При работе с формулой вы можете увидеть следующие варианты ошибок:
- #ЗНАЧ! – данная ошибка показывает, что вы используете неправильный тип данных. Например, вместо числового значения пытаетесь использовать текст. Разумеется, Эксель не сможет вычислить сумму между двумя фразами;
- #ИМЯ? – подобная ошибка означает, что вы допустили опечатку в написании названия функции. Или же пытаетесь ввести что-то несуществующее. Так делать нельзя. Кроме этого, проблема может быть и в другом. Если вы уверены в имени функции, то попробуйте посмотреть на формулу более внимательно. Возможно, вы забыли какую-нибудь скобку. Кроме этого, нужно учитывать, что текстовые фрагменты указываются в кавычках. Если ничего не помогает, попробуйте составить выражение заново;
- #ЧИСЛО! – отображение подобного сообщения означает, что у вас какая-то проблема с аргументами или с результатом выполнения формулы. Например, число получилось слишком огромным или наоборот – маленьким;
- #ДЕЛ/0!– данная ошибка означает, что вы пытаетесь написать выражение, в котором происходит деление на ноль. Excel не может отменить правила математики. Поэтому такие действия здесь также запрещены;
- #Н/Д! – редактор может показать это сообщение, если какое-нибудь значение недоступно. Например, если вы используете функции ПОИСК, ПОИСКА, ПОИСКПОЗ, и Excel не нашел искомый фрагмент. Или же данных вообще нет и формуле не с чем работать;
- Если вы пытаетесь что-то посчитать, и программа Excel пишет слово #ССЫЛКА!, значит, в аргументе функции используется неправильный диапазон ячеек;
- #ПУСТО! – эта ошибка появляется в том случае, если у вас используется несогласующаяся формула с пересекающимися диапазонами. Точнее – если в действительности подобные ячейки отсутствуют (которые оказываются на пересечении двух диапазонов). Довольно часто такая ошибка возникает случайно. Достаточно оставить один пробел в аргументе, и редактор воспримет его как специальный оператор (о нём мы рассказывали ранее).
При редактировании формулы (ячейки подсвечиваются) вы увидите, что они на самом деле не пересекаются.
Иногда можно увидеть много символов #, которые полностью заполняют ячейку по ширине. На самом деле тут ошибки нет. Это означает, что вы работаете с числами, которые не помещаются в данную клетку.
Для того чтобы увидеть содержащееся там значение, достаточно изменить размер столбца.
Кроме этого, можно использовать форматирование ячеек. Для этого необходимо выполнить несколько простых шагов:
- Вызовите контекстное меню. Выберите пункт «Формат ячеек».
- Укажите тип «Общий». Для продолжения используйте кнопку «OK».
Благодаря этому редактор Эксель сможет перевести это число в другой формат, который умещается в данном столбце.
Примеры использования формул
Редактор Microsoft Excel позволяет обрабатывать информацию любым удобным для вас способом. Для этого есть все необходимые условия и возможности. Рассмотрим несколько примеров формул по категориям. Так вам будет проще разобраться.
Для того чтобы оценить математические возможности Экселя, нужно выполнить следующие действия.
- Создайте таблицу с какими-нибудь условными данными.
- Для того чтобы высчитать сумму, введите следующую формулу. Если хотите прибавить только одно значение, можно использовать оператор сложения («+»).
- Как ни странно, в редакторе Excel нельзя отнять при помощи функций. Для вычета используется обычный оператор «-». В этом случае код получится следующий.
- Для того чтобы определить, сколько первое число составляет от второго в процентах, нужно использовать вот такую простую конструкцию. Если вы захотите вычесть несколько значений, то придется прописывать «минус» для каждой ячейки.
Обратите внимание, что символ процента ставится в конце, а не в начале. Кроме этого, при работе с процентами не нужно дополнительно умножать на 100. Это происходит автоматически.
=СУММЕСЛИМН(B3:B9;B3:B9;">2";B3:B9;"<6") =СУММЕСЛИМН(C3:C9;C3:C9;">2";C3:C9;"<6")
- Excel может складывать с учетом сразу нескольких условий. Можно посчитать сумму клеток первого столбца, значение которых больше 2 и меньше 6. И ту же самую формулу можно установить для второй колонки.
=СЧЁТЕСЛИ(B3:B9;">3") =СЧЁТЕСЛИ(C3:C9;">3")
- Также можно посчитать количество элементов, которые удовлетворяют какому-то условию. Например, пусть Эксель посчитает, сколько у нас чисел больше 3.
- Результат всех формул получится следующим.
Математические функции и графики
При помощи Экселя можно рассчитывать различные функции и строить по ним графики, а затем проводить графический анализ. Как правило, подобные приёмы используются в презентациях.
В качестве примера попробуем построить графики для экспоненты и какого-нибудь уравнения. Инструкция будет следующей:
- Создадим таблицу. В первой графе у нас будет исходное число «X», во второй – функция «EXP», в третьей – указанное соотношение. Можно было бы сделать квадратичное выражение, но тогда бы результирующее значение на фоне экспоненты на графике практически пропало бы.
Как мы и говорили ранее, прирост экспоненты происходит намного быстрее, чем у обычного кубического уравнения.
Подобным образом можно представить графически любую функцию или математическое выражение.
Всё описанное выше подходит для современных программ 2007, 2010, 2013 и 2016 года. Старый редактор Эксель значительно уступает в плане возможностей, количества функций и инструментов. Если откроете официальную справку от Microsoft, то увидите, что они дополнительно указывают, в какой именно версии программы появилась данная функция.
Во всём остальном всё выглядит практически точно так же. В качестве примера, посчитаем сумму нескольких ячеек. Для этого необходимо:
- Указать какие-нибудь данные для вычисления. Кликните на любую клетку. Нажмите на иконку «Fx».
- Выбираем категорию «Математические». Находим функцию «СУММ» и нажимаем на «OK».
- Можете попробовать пересчитать в любом другом редакторе. Процесс будет происходить точно так же.
Заключение
В данном самоучителе мы рассказали обо всем, что связано с формулами в редакторе Excel, – от самого простого до очень сложного. Каждый раздел сопровождался подробными примерами и пояснениями. Это сделано для того, чтобы информация была доступной даже для полных чайников.
Если у вас что-то не получается, значит, вы допускаете где-то ошибку. Возможно, у вас есть опечатки в выражениях или же указаны неправильные ссылки на ячейки. Главное понять, что всё нужно вбивать очень аккуратно и внимательно. Тем более все функции не на английском, а на русском языке.
Кроме этого, важно помнить, что формулы должны начинаться с символа «=» (равно). Многие начинающие пользователи забывают про это.
Файл примеров
Для того чтобы вам было легче разобраться с описанными ранее формулами, мы подготовили специальный демо-файл, в котором составлялись все указанные примеры. Вы можете его с нашего сайта совершенно бесплатно. Если во время обучения вы будете использовать готовую таблицу с формулами на основании заполненных данных, то добьетесь результата намного быстрее.
Видеоинструкция
Если наше описание вам не помогло, попробуйте посмотреть приложенное ниже видео, в котором рассказываются основные моменты более детально. Возможно, вы делаете всё правильно, но что-то упускаете из виду. С помощью этого ролика вы должны разобраться со всеми проблемами. Надеемся, что подобные уроки вам помогли. Заглядывайте к нам чаще.
Основное назначение Excel - выполнение расчетов с данными. Обработка данных происходит в ячейках содержащих формулы. Правила ввода простейших формул вы уже изучили в начале раздела. В данном подразделе мы рассмотрим общие принципы создания формул любой сложности и изучим примеры типичных расчетов в Excel.
Правила ввода формул
Ввод любой формулы всегда нужно начинать со знака равенства «=». В формуле могут находиться:
В Excel имеется большое количество функций, с помощью которых можно проводить вычисления и другие действия, относящиеся к самым разнообразным областям знаний. При использовании встроенной функции после знака «=» следует ввести ее имя, а затем в скобках аргументы функции - данные, которые используются в расчетах. Аргументами функции могут быть числа, ссылки на ячейки или диапазоны ячеек, а также другие встроенные функции (они называются вложенными). Рассмотрим конкретные примеры:
А2+В2 - сложение значений двух ячеек;
А1*0,8 - умножение числа из ячейки А1 на 0,8;
D1^2+1 - возведение числа из ячейки D1 в квадрат и прибавление единицы к результату;
СУММ(А1:А5) - суммирование значений из диапазона ячеек А1:А5. Это пример использования встроенной функции. Здесь СУММ - имя функции, А1:А5 - диапазон ячеек, ее единственный аргумент, заключенный в скобки;
МУМНОЖ(B1:B2;B7:C7) - вычисление произведения матриц B1:B2 и B7:C7. Как видно, данная функция имеет два аргумента, которые являются массивами данных из выделенных диапазонов. Если функция имеет несколько аргументов, они отделяются друг от друга точкой с запятой. В качестве аргументов функций вы можете использовать ссылки на ячейки и диапазоны на текущем листе и на других листах. В последнем случае перед адресом ячейки или диапазона следует ввести название листа, отделенное штрихами, и поставить разделитель «!», например ‘Лист1’!В2, ‘Лист 3’!А1:С4. Штрих можно ввести, нажав клавишу «Э» при активной английской раскладке.
Разумеется, синтаксис всех встроенных функций Excel запомнить невозможно, да и делать это не нужно, поскольку в повседневной практике для решения наиболее часто встречающихся задач вы будете использовать всего несколько встроенных функций.
Опции вставки в документ встроенных функций находятся на вкладке Формулы в группе Библиотека функций. Функции распределены по категориям в зависимости от того, для решения каких типов задач они предназначены. Назначение той или иной функции можно прочесть на всплывающей подсказке, которая появляется при наведении указателя мыши на имя функции с меню (рис. 17).
Если вы хотите просмотреть полный список встроенных функций Excel, нажмите кнопку Вставить функцию, которая находится в строке формул. В открывшемся окне Мастера функций выберите в раскрывающемся списке Категория пункт Полный алфавитный перечень и щелчком выделите имя функции, чтобы ниже прочитать о выполняемых ею действиях.
Название встроенной функции можно ввести с клавиатуры (что крайне нежелательно ввиду высокой вероятности ошибки), вставить из соответствующего меню кнопок, расположенных в группе Библиотека функций на вкладке Формулы или же из окна Мастера функций. О двух последних вариантах будет упомянуто ниже.
| Рис. 17. Просмотр назначения функции |
Часто применяемые на практике функции вынесены в меню кнопки , которая находится в группе Редактирование на вкладке Главная. Рассмотрим задачи, связанные с их использованием.
Простейшие расчеты
Функция суммирования данных является самой востребованной, именно поэтому задействовать ее в Excel проще всего.
Если данные расположены в одном столбце или строке, выделите их и нажмите кнопку . Результат сложения тут же отобразится внизу (в случае столбца) или справа (в случае строки) ряда. Выполните на нем щелчок, и в строке формул вы увидите, что Excel задействовал функцию =СУММ().
Если необходимо просуммировать значения из нескольких строк или столбцов (не важно, являются они смежными или нет), выделите ряды и вновь воспользуйтесь данной кнопкой. Суммы тут же отобразятся в следующей за рядом ячейке.
Для суммирования ячеек, находящихся в прямоугольной области или в разных частях документа, выполните следующие действия.
1. Выделите щелчком ячейку, в которой нужно отобразить результат суммирования.
2. Нажмите кнопку . При этом в ячейку будет помещена функция суммирования, а в ее скобках будет мигать курсор, указывающий на то, что нужно ввести аргументы.
3. Выделите нужный диапазон ячеек (при необходимости - несколько диапазонов, удерживая нажатой клавишу). При этом он будет охвачен бегущей рамкой, а скобках формулы появятся ссылки на диапазоны ячеек (рис. 18).
4. Нажмите для получения результата.
 |
| Рис. 18. Суммирование диапазона ячеек |
Даже после того, как ввод формулы будет завершен, вы всегда сможете отредактировать ее, изменив или добавив аргументы или функции. Так, чтобы изменить диапазон ячеек в только что рассмотренном примере, действуйте следующим образом.
1. Выполните двойной щелчок на ячейке, содержащей формулу. При этом диапазон, принимающий участие в расчетах, будет охвачен синей рамкой с маркерами в углах.
2. Подведите указатель мыши к нужному углу и, когда он примет вид двунаправленной стрелки, протащите границы рамки так, чтобы захватить новые ячейки (или, наоборот, исключить старые). При этом адрес диапазона в скобках формулы будет изменяться автоматически.
3. Нажмите для подсчета нового результата.
Щелкнув на стрелке кнопки , вы раскроете список команд, вызывающих функции, которые можно задействовать так же быстро, как и функцию суммирования. Схема действий при их использовании не отличается от последовательности шагов для функции суммирования. Ниже приводится краткое описание функций, вызываемых командами кнопки.
Результат работы некоторых из перечисленных функций можно видеть, не обращаясь непосредственно к самим функциям. Выделите интересующий вас диапазон и посмотрите вниз на строку состояния Excel. Слева от регулятора масштаба появятся значения суммы, количества ячеек в диапазоне и среднего арифметического (рис. 19).
Комплексные расчеты
Вы изучили примеры простейших расчетов в Excel. Теперь попробуйте разобраться с комплексной задачей, требующей комбинации действий, рассмотренных нами ранее.
Задача 1. Выбрать оптимальный тарифный план при подключении к сети сотовой связи, если в месяц планируется 2,5 часа разговоров внутри сети и 0,5 часа разговоров с абонентами городской сети и других сотовых операторов. Цены на услуги представлены в таблице на рис. 20 без учета НДС.
В первую очередь необходимо создать таблицу и внести в нее расценки на услуги сотовых операторов так, как это сделано на рис. 20. Для подсчета конечной суммы с учетом НДС в конце таблицы следует обозначить отдельный столбец.
Выделите ячейку А1 и наберите в ней название работы. В ячейках следующей строки создайте заголовки таблицы. Воспользуйтесь кнопкой Перенос текста из группы Выравнивание, чтобы отрегулировать высоту строки. Ширину столбцов подберите вручную перетаскиванием границ их заголовков. С помощью кнопок выравнивания поместите текст в «шапке» посередине (относительно верхней и нижней границы ячейки) и по центру (относительно левой и правой границ).
Далее заполните сетку таблицы значениями, представленными на рис. 20. Поскольку тарифы представлены в расчете за минуту связи, планируемое время разговоров также необходимо ввести в минутах в столбцах Звонки внутри сети и Звонки в другие сети. Заполнять оба столбца вручную не нужно. Достаточно ввести значение в первой ячейке, а затем скопировать его на остальные с помощью автозаполнения.
В последнем столбце Суммарно с учетом НДС 18% будут находиться расчетные формулы, к созданию которых мы сейчас и приступим. Внизу столбца создайте заголовок Оптимум, ниже которого поместите функцию расчета минимального значения ряда, чтобы определить наименьшую стоимость. Для этого выполните щелчок на стрелке кнопки , задействуйте команду Минимум, выделите диапазон пока еще пустых ячеек в столбце Суммарно с учетом НДС 18% и нажмите.
Суммарные затраты будут складываться из абонентской платы, стоимости разговоров внутри сети и с абонентами других сетей, а также из налога на добавленную стоимость. Это нужно представить в виде формулы. Начнем расчеты с первого тарифного плана Минутка. К содержимому ячейки В3 (абонплата) нужно прибавить произведение ячеек С3 и Е3 (общая стоимость разговоров внутри сети) и произведение ячеек D3 и F3 (общая стоимость разговоров с абонентами других сетей). Так будет подсчитана сумма затрат без учета НДС. Чтобы прибавить к полученной сумме налоговую ставку, необходимо умножить результат на 18% и прибавить его к стоимости услуг. Это результат и должен отобразиться в ячейках последнего столбца.
Выделите ячейку G3, наберите в ней знак «=» и нажмите кнопку . При этом будет вставлена функция суммирования, автоматически определен диапазон ячеек, а его адрес будет выделен в скобках функции. Поскольку данный диапазон нам не подходит, нажмите, чтобы удалить ссылку из скобок. Затем выполните щелчок на ячейке В3, чтобы поместить ее адрес в формулу, и поставьте «;» для отделения следующего аргумента (слагаемого). Далее щелкните на ячейке С3 для ввода ссылки на нее в формулу, наберите знак умножения «*» и выделите ячейку Е3. Отделите новый аргумент точкой с запятой. Для ввода последнего слагаемого щелкните на ячейке D3, введите «*» и выделите ячейку F3. Так мы создали часть формулы, которая отвечает за подсчет суммарных затрат без учета налогов. Она должна выглядеть следующим образом: =СУММ(B3;C3*E3;D3*F3). Если вы где-то допустили ошибку, установите курсор возле нее щелчком мыши или с помощью клавиш движения и внесите исправления. Далее нужно прибавить налоговую часть формулы. Переместите курсор в конец за скобку и наберите «+». Ставка НДС составляет 18%. Следовательно, нужно умножить 18% на результат, полученный в первой части формулы. Наберите 18% и знак умножения «*», затем выделите первую часть формулы, не включая знака «=» (точно так же, как вы бы выделили текстовый фрагмент в Word), выполните на ней правый щелчок и задействуйте команду Копировать контекстного меню. Щелчком установите курсор в конец формулы, выполните правый щелчок и обратитесь к команде Вставить. Расчетная формула готова: =СУММ(B3;C3*E3;D3*F3)+18%*СУММ(B3;C3*E3;D3*F3). Нажмите, чтобы увидеть итоговую сумму.
Набирать вручную формулу в остальных ячейках не нужно. Воспользуйтесь автозаполнением - выделите ячейку с формулой и протяните рамку за маркер вниз. В результате формула будет скопирована в нижние ячейки, а ссылки в ней автоматически заменятся на адреса ячеек из той же строки.
Обратите внимание, автоматически посчиталась и минимальная сумма затрат. В нашем случае она соответствует тарифному плану Будь на связи. Попробуйте изменить начальные условия задачи и задать другое количество планируемых минут разговоров внутри сети и с абонентами других операторов. Пересчет суммарных затрат будет выполнен мгновенно, и вполне вероятно, что для новых значений оптимальным окажется другой тарифный план.
В завершении работы отформатируйте таблицу, чтобы она имела презентабельный вид. В первую очередь стоит перевести ячейки с тарифами в денежный формат. Для этого выделите все диапазоны с денежными величинами в столбцах Абонплата, Минута внутри сети, Минута в другие сети, Суммарно с учетом НДС 18% и Оптимум, щелкните на стрелке раскрывающегося списка Числовой формат в группе Число и выберите пункт Денежный. Выделенные ячейки будут переведены в денежный формат, но поскольку в Excel по умолчанию отображается два десятичных знака, в конце каждого числа появится незначащий ноль. Чтобы скрыть его, выделите диапазоны и щелкните на кнопке Уменьшить разрядность . Для некоторых ячеек может понадобиться скрыть и второй ноль после запятой. Сделать это можно аналогичным образом.
Теперь примените к таблице один из встроенных стилей. Для этого выделите сам прямоугольник таблицы, не включая название задания и ячейки подсчета оптимума, щелкните на кнопке Форматировать как таблицу в группе Стили и выберите понравившийся эскиз. В появившемся окошке нужно установить флажок Таблица с заголовками и нажать ОК. При необходимости уменьшите ширину столбцов перетаскиванием границ заголовков.
В заключение отформатируйте название задания и ячейку с конечным результатом. Выделите ячейки, на которые по длине распространяется название, и щелкните на стрелке кнопки и задействуйте команду Объединить ячейки. Затем задайте для ячейки с названием определенные параметры шрифта и цвет фона с помощью инструментов группы Шрифт или примените к ней один из стилей, воспользовавшись кнопкой Стили ячеек в группе Стили. Оформите и «шапку» ячейки с оптимальной суммой. После выполнения всех операций форматирования таблица с расчетом должна принять вид, подобный тому, что представлен на рис. 21.
Относительная и абсолютная адресация
Адреса ячеек и диапазонов в Excel могут быть относительными и абсолютными. До сих пор мы говорили об относительных ссылках на ячейки и диапазоны, которые состоят только из номера строки и буквы столбца, например В2 или D4:D8. Преимущество относительной адресации состоит в том, что при копировании ячеек и использовании автозаполнения ссылки в скопированных формулах меняются автоматически (относятся к ячейкам текущей, а не исходной строки), поэтому нет необходимости набирать вручную каждую формулу. Наглядный пример: в предыдущем примере мы набрали только одну формулу в первой ячейке столбца Суммарно с учетом НДС 18%, а затем воспользовались автозаполнением. Однако на практике встречаются ситуации, когда адрес ячейки или диапазона необходимо зафиксировать, чтобы он не изменялся при копировании или автозаполнении ячеек. Для этого необходимо добавить перед номером строки и буквой столбца знак «$». Так, если сделать адрес ячейки В2 абсолютным, он будет выглядеть как $B$2. Также можно зафиксировать в ссылке адрес только столбца ($B2) или только строки (B$2). Это называется смешанной адресацией. Чтобы быстро изменить адресацию в готовой формуле, выполните по ней двойной щелчок, установите курсор на нужную ссылку и последовательно нажимайте клавишу для изменения типа адреса. Знак «$» можно добавлять в формулы и вручную с клавиатуры.
Рассмотрим использование абсолютной адресации на конкретном примере.
Вообразим следующую ситуацию. Вы являетесь оптовым поставщиком и для некоторых групп товаров, залежавшихся на складке, готовы предоставить скидку. Размер скидки варьируется в зависимости от того, насколько вы удачно договоритесь с покупателем. После переговоров вы должны предоставить ему прайс-лист, в котором цены будут скорректированы с учетом скидки, и по ним можно будет проводить дальнейшие расчеты.
В первую очередь вам необходимо сформировать сам прайс-лист со стандартными ценами, в одной из ячеек набрать размер скидки в процентах (его впоследствии можно будет варьировать), а также обозначить столбец, в ячейках которого будут находиться формулы, вычисляющие стоимость товара с учетом скидки. Пример такого прайс-листа приведен на рис. 22. Описание подробностей оформления опустим, поскольку вы уже приобрели в этом вопросе определенные навыки. Перейдем к сути проблемы.
Чтобы рассчитать цену с учетом скидки, необходимо от текущей цены отнять процент скидки. В нашем примере он равняется десяти. На первый взгляд решение задачи очень похоже на предыдущее, где прибавлялась процентная ставка НДС. Глядя на рис. 22, можно предположить, что в ячейке C4 необходимо из цены в ячейке В4 вычесть скидку, которая представляет собой произведение размера скидки из ячейки С1 на цену товара (В4). В виде формулы это запишется как =В4–С1*В4. Останется только распространить формулу на остальные ячейки столбца с помощью автозаполнения. Попробуйте выполнить описанные действия, и в конечном итоге вы обнаружите, что в вычислениях произошла ошибка. А заключается она в следующем.
При использовании автозаполнения ссылки в ячейках автоматически изменяются по мере копирования формул. В нашем случае формула, введенная в первую ячейку прайса, была правильной, но при попытке распространить ее на остальные ячейки столбца ссылка на ячейку с размером скидки стала меняться «сползая вниз» (превращаясь в С2, С3 и т.д.). Чтобы этого не происходило, ее адрес необходимо зафиксировать - сделать абсолютным. Для этого выполните на первой ячейке столбца скидки двойной щелчок (С4), поместите курсор на адрес ячейки, где находится величина скидки (в нашем случае это ячейка С1) и нажмите клавишу. При этом к номеру строки и букве столбца будет добавлен знак $ ($C$1), и адрес ячейки станет абсолютным - не изменится при автозаполнении столбца. В результате конечная формула будет выглядеть так: =В4–$C$1*В4. Теперь можно повторить процедуру автозаполнения, чтобы получить корректный результат. Щелкните на любой ячейке столбца скидок, чтобы убедиться в неизменности абсолютной ссылки. При изменении величины скидки весь ряд будет автоматически пересчитан.
Гораздо нагляднее использовать вместо абсолютной ссылки, содержащей знаки «$», имя ячейки, которое можно присвоить следующим образом: выделить щелчком ячейку и слева в строке формул набрать для нее уникальное имя. Щелкните на ячейке С1 (где указан размер скидки), слева в строке формул наберите Скидка. Затем в первой ячейке столбца цены со скидкой исправьте абсолютную ссылку $C$1 на имя ячейки Скидка. В результате должна получиться формула =В4–Скидка*В4. Осталось распространить формулу на все ячейки столбца с помощью автозаполнения.
В описанных выше примерах мы не упоминали об использовании кнопок группы Библиотека функций на вкладке Формулы и о Мастере функций для вставки встроенных функций в формулу. Эти моменты мы рассмотрим в примере расчета выручки от продажи товара, приведенном в подразделе «Построение графиков и диаграмм».
Ошибки в формулах
При работе с формулами в Excel нередко возникают ошибки, связанные не только с правильностью написания формулы, но и с корректным определением адресов ячеек и диапазонов с данными. Проведем краткий обзор способов выявления и устранения ошибок. Если Excel обнаружит ошибку в синтаксисе формулы (например, если между аргументами функции будет отсутствовать разделитель «;», будут пропущены или поставлены лишние скобки, обнаружится меньше аргументов, чем того требуется для данной функции), он выдаст сообщение об ошибке. Текст сообщения будет различным в зависимости от того, удалось Excel определить источник ошибки или нет. Когда система не может определить источник ошибки, появляется сообщение, представленное на рис. 23.
 |
| Рис. 23. Сообщение об ошибке, не распознанной Excel |
В этом случае вернитесь к ячейке с формулой, перепроверьте ее и исправьте ошибку.
Иногда системе удается определить, какие изменения следует внести в формулу, чтобы она стала синтаксически правильной. При этом появляется сообщение, подобное тому, что представлено на рис. 24. Проверьте, удовлетворяет ли предлагаемое системой исправление условиям расчета, и в зависимости от сделанного вывода, согласитесь с автоматическим исправлением, нажав Да, или же исправьте ошибку вручную в другом участке формулы.
 |
| Рис. 24. Сообщение о распознанной ошибке |
Иногда возникает ситуация, когда после введения формулы в ячейке вместо результата появляется текстовое сообщение об ошибке. Это связано с тем, что при проведении вычислений система столкнулась с каким-либо противоречием. Список наиболее часто встречающихся сообщений в ячейках приведен ниже.
Самая опасная ошибка - правильность ввода адресов ячеек и диапазонов в формулу. Система определяет только математические и синтаксические ошибки, но предугадать, данные каких именно ячеек должны присутствовать в формуле, не может. За эти должны внимательно следить вы.
Проще всего проверить правильность указания адресов ячеек и диапазонов в формуле можно следующим образом. Выполните двойной щелчок на ячейке содержащей формулу. При этом ячейки и диапазоны, входящие в нее, будут выделены в таблице рамками с маркерами, цвет которых соответствует цвету ссылки в формуле (рис. 25). Если был указан неправильный адрес, перетащите рамку на нужную ячейку (или измените ее размеры протаскиванием маркера при увеличении или уменьшении диапазона).
Практическая работа № 20
Выполнение расчетов в Excel
Цель: научиться выполнять расчеты в Excel
Сведения из теории
Все вычисления в программе MS Excel выполняются с помощью формул. Ввод формулы всегда начинается со знака равенства “=”, затем располагают вычисляемые элементы, между которыми стоят знаки выполняемых операций:
+ сложение / деление * умножение
− вычитание ^ возведение в степень
В формулах в качестве операндов часто используют не числа, а адреса ячеек, в которых хранятся эти числа. В этом случае при изменении числа в ячейке, которая используется в формуле, результат пересчитается автоматически
Примеры записи формул:
=(А5+В5)/2
=С6^2* (D 6- D 7)
В формулах используют относительные, абсолютные и смешанные ссылки на адреса ячеек. Относительные ссылки при копировании формулы изменяются. При копировании формулы знак $ замораживает: номер строки (А$2 - смешанная ссылка), номер столбца ($F25- смешанная ссылка) или то и другое ($A$2- абсолютная ссылка).
Формулы динамичны и результаты автоматически изменяются, когда меняются числа в выделенных ячейках.
Если в формуле несколько операций, то необходимо учитывать порядок выполнения математических действий.
Автозаполнение ячеек формулами:
ввести формулу в первую ячейку и нажать Enter;
выделить ячейку с формулой;
установить указатель мыши в правый нижний угол ячейки и протянуть в нужном направлении (автозаполнение ячеек формулами можно делать вниз, вверх, вправо, влево).
Использование функций:
установить курсор в ячейку, где будет осуществляться вычисление;
раскрыть список команд кнопки Сумма (рис. 20.1) и выбрать нужную функцию. При выборе Другие функции вызывается Мастер функций.
Рисунок 20.1 – Выбор функции
Задания для выполнения
Задание 1 Подсчет котировок курса доллара
В папке с названием своей группы создайте документ MS Excel, имя задайте по номеру практической работы.
Лист 1 назовите по номеру задания;
Создайте таблицу подсчета котировок курса доллара (рис. 20.2), столбец Дата заполните с помощью автозаполнения, столбцы Курс покупк и и Курс продажи отформатируйте как числа с двумя знаками после запятой.
Рисунок 20.2 – Образец таблицы (Лист 1)
Выполните расчет дохода в ячейке D4. Формула для расчета: Доход = Курс продажи – Курс покупки
Сделайте автозаполнение ячеек D5:D23 формулами.
В столбце «Доход» задайте Денежный (р) формат чисел;
Отформатируйте таблицу.
Сохраните книгу.
Задание 2 Расчет суммарной выручки
Лист 2.
Создайте таблицу расчета суммарной выручки по образцу, выполните расчеты (рис. 20.3).
В диапазоне B3:E9 задайте денежный формат с двумя знаками после запятой.
Формулы для расчета:
Всего за день = Отделение 1 + Отделение 2 + Отделение 3;
Итого за неделю = Сумма значений по каждому столбцу
Отформатируйте таблицу. Сохраните книгу.
Рисунок 20.3 – Образец таблицы (Лист 2)
Задание 3 Расчет надбавки
В этом же документе перейдите на Лист 3. Назовите его по номеру задания.
Создайте таблицу расчета надбавки по образцу (рис. 20.4). Колонке Процент надбавки задайте формат Процентный , самостоятельно задайте верные форматы данных для колонок Сумма зарплаты и Сумма надбавки.
Рисунок 20.4 - Образец таблицы (Лист 3)
Выполните расчеты.
Формула для расчета
Сумма надбавки = Процент надбавки * Сумма зарплаты
После колонки Сумма надбавки добавьте еще одну колонку Итого . Выведите в ней итоговую сумму зарплаты с надбавкой.
Введите: в ячейку Е10 Максимальная сумма надбавки, в ячейку Е11 − Минимальная сумма надбавки. В ячейку Е12 − Средняя сумма надбавки.
В ячейки F10:F12 введите соответствующие формулы для вычисления.
Сохраните книгу.
Задание 4 Использование в формулах абсолютных и относительных адресов
В этом же документе перейдите на Лист 4. Назовите его по номеру задания.
Введите таблицу по образцу (рис. 20.5), задайте шрифт Bodoni MT, размер 12, остальные настройки форматирования − согласно образцу. Ячейкам С4:С9 задайте формат Денежный, обозначение «р.», ячейкам D4:D9 задайте формат Денежный, обозначение «$».
Рисунок 20.5 - Образец таблицы (Лист 4)
Вычислите Значения ячеек, помеченных знаком “?”
Сохраните книгу.
Контрольные вопросы
Как осуществляется ввод формул в Excel?
Какие операции можно использовать в формулах, как они обозначаются?
Как сделать автозаполнение ячеек формулой?
Как вызвать Мастер функций?
Какие функции вы использовали в этой практической работе?
Расскажите, как вы вычисляли значения Максимальной, Минимальной и Средней сумм надбавки.
Как формируется адрес ячейки?
Где в работе вы использовали абсолютные адреса, а где – относительные?
Какие форматы данных вы использовали в таблицах этой работы?
